Digital arbeidsglede. Med Bekymringsfri IT.

BRA 365 Arbeidsplass
<<

Disrupsjon er et ord som brukes både i tide og utide. Men det hersker ingen tvil om at det å riste skikkelig i ett satt marked eller en industri, kan være bra på flere måter. Skytjenester hjelper tusenvis av små- og mellomstore bedrifter i konkurransen med mer etablerte selskaper, uten at de nødvendigvis må investere i kostnadstunge løsninger. Skytjenester endrer også drastisk hvordan vi samhandler i jobbhverdagen vår. Mulighetsbildet er enormt og gir oss muligheten til å utfordre videre, eller å være nettopp disruptive.

Mulighetsbildet

Det handler ikke bare om teknologi, men minst like mye om mennesker og endringsprosesser rundt disse. Nøkkelen til å lykkes ligger ofte i kunnskapsdeling, kommunikasjon og samhandling. Det er derfor viktig å finne de rette løsningene og at de ansatte tar disse i bruk. Ved overgang til skytjenester er det noen vesentlige punkter du bør se på. Dette gjelder uavhengig av om du har kommet litt i gang, er i full drift eller bare undersøker mulighetene. Skytjenester er levende og utvikler seg hele tiden, slik at vi får en digitaliseringsreise uten endestasjon.

Gevinster

Det er gevinstene man bør fokusere på når man tar i bruk ny teknologi. Teknologien med sine tjenester og funksjoner skal understøtte arbeidet og prosessene organisasjonen og menneskene skaper. Teknologien skal forbedre måten vi jobber på i vår måloppnåelse. For eksempel ved skytjenester, hvor organisasjonen ønsker å hente verdi fra investeringen de har gjort eller er i ferd med å gjøre, er det lurt å følge et rammeverk for å sikre best mulig gevinst. Ved å kartlegge dagens og fremtidige arbeidsprosesser vil man med bedre sikkerhet få et bilde av hvilke gevinster det vil gi for organisasjonen, avdelingen og/eller brukeren. Samtidig bør man også gjøre løpende gevinstkostnadsvurderinger.

Vi kan dele denne prosessen inn i fire faser, bestående av flere workshoper:

Så hva er lurt å starte med her? Vårt forslag er å starte med en gevinstworkshop. Slike workshoper tilrettelegges gjerne på følgende måte: 2-6 fagpersoner i organisasjonen (de som faktisk jobber med prosessen, antall er avhengig av størrelse), løsningsrådgivere/konsulenter, enhetsledere/ledere i organisasjonen og en fasilitator samles. Fasilitators rolle er å tilrettelegge for gode diskusjoner og idémyldring, samt dokumentere resultater.

Å skape arbeidsglede

Innføring av nye systemer er som regel ikke en superpopulær øvelse i mange organisasjoner og bedrifter. Derfor er planlegging av selve innføringen, eller det å sikre “brukeradopsjon”, svært viktig. Microsoft 365 er en av de vanligste skytjenestene mange begynner med. Også her, i en så utbredt tjeneste som dette har blitt, er en av de største utfordringene knyttet til selve innføringen. Det finnes ikke noe fasitsvar på hvordan man forbereder organisasjonen best mulig.

God forankring i ledelsen øker sjansene for en vellykket innføring, ikke bare gjennom økonomisk støtte, men også fordi ledelsesforankringen påvirker alles arbeid i hverdagen. Nye løsninger som dette skaper nye måter å jobbe på. For eksempel når man planlegger å stenge lokale filområder, for å migrere alt innholdet over til OneDrive og SharePoint i Office 365, så er det helt avgjørende at man har planlagt godt.

Ønsker man at det skal skapes arbeidsglede, må man forberede organisasjonen godt, og planen for dette utarbeides ofte i et forprosjekt eller en workshop hvor man lager en innføringsplan. Denne bør sørge for å lære opp lederne i organisasjonen, legge opp til et ambassadørprogram slik at ambassadører kan hjelpe sine kollegaer i overgangen til det nye systemet. Man kan for eksempel også bruke verktøy som Yammer eller Teams til å dele tips og triks. Det er også mange samarbeidsområder som kan skapes i Office 365, her er det viktig å ta kontroll på og skape en intern praksis i organisasjonen, slik at alle forholder seg til samme rutiner.

Arbeidsglede kommer ikke over natta, og det tar tid før nye rutiner og arbeidsprosesser setter seg. Det er ikke lett å drive endringsledelse – opplæring, kurs og tjenesteutvikling må være en levende prosess som pågår kontinuerlig. Vær tålmodig og ikke stopp opp. Let hele tiden etter nye og bedre måter å jobbe på, om det gir gevinst. Man kommer stadig nærmere målet og får skapt arbeidsglede.

Tenker du på hvilke gevinster du kan skape med skytjenester, eller hvilke gevinster som finnes i din skytjeneste?

Vil du vite mer? Fyll ut skjemaet.