Personvernerklæring

Innledning
Braathe AS er behandlingsansvarlig for personopplysninger vi har registret og behandler i forbindelse med ditt kundeforhold med virksomheten. Vi behandler også personopplysninger i forbindelse med tidligere kunder og potensielle kunder.

I denne personvernerklæringen gir vi deg informasjon om hvilke personopplysninger vi behandler, for hvilke formål vi behandler dem, hvilke tredjeparter som er involvert, informasjon om dine rettigheter og ikke minst hvordan vi sikrer informasjonen vi har om deg.

Hvis du har spørsmål om hvordan vi behandler personopplysningene er du velkommen til å ta kontakt med oss. Se kontaktinformasjonen helt nederst i personvernerklæringen.

Hvilke personopplysninger har Braathe AS om deg?
Personopplysninger er alle opplysninger som kan knyttes til deg som enkeltperson. Vi registrerer opplysninger som navn, telefonnummer og epostadresse på våre kunders kontaktpersoner. Braathes kundemasse er hovedsakelig bedrifter, men i de tilfeller hvor en privatperson er kunde, vil også adresse registreres.

På våre kunders brukerkontoer registreres brukernavn, fornavn, etternavn, telefonnummer, epostadresse, samt hvilken kunde brukeren er knyttet til.

For å gi våre kunder en effektiv og god service, vil alle henvendelser dokumenteres i vårt sakssystem. Det vil i sakene kun bli lagret opplysninger som er relevante for sakens natur.

Hva bruker Braathe AS personopplysningene til?
Braathes personopplysninger brukes i hovedsak til å utføre arbeid i forbindelse med våre tjenester og oppfylle avtaleforholdet. Personopplysninger om våre kunders kontaktpersoner er nødvendig for å ha en kontaktflate for god dialog mellom oss og kunde.

Personopplysninger tilknyttet våre kunders brukerkontoer er nødvendig for å ha en entydig identitet på brukerkontoene som vi kan gi tilganger og rettigheter til. Brukerkontoene er nødvendig for å kunne oppfylle avtalen om leveranse av tjenester. Kontaktinformasjon som epostadresse og telefonnummer er nødvendig for at tjenestene skal fungere på teknisk nivå, men også for å kunne bistå brukere med støttefunksjoner. Mobiltelefonnummer benyttes i tillegg ved autentisering av brukere.

Enkeltpersoners kontaktinformasjon vil i noen tilfeller benyttes til å varsle om driftsforstyrrelser eller relevante endringer i tjenestene. Kunders registrerte kontaktpersoner vil i tillegg motta informasjon og markedsføringsmateriell relatert til tjenestene som tilbys inntil 2 ganger pr måned. Vi er avhengig av dine tilbakemeldinger for å arbeide med kontinuerlig forbedring av våre tjenester. Dette er en sentral del av våre systemer for kvalitetsstyring og informasjonssikkerhet. Derfor vil vi benytte navn, telefonnummer og epostadresse for å sende deg bruker- og kundeundersøkelser inntil 2 ganger i året, iht. Personopplysningsloven, jf. GDPR artikkel. 6.1 f).

Hvem deler vi dine opplysninger med?
Personopplysningene vi er behandlingsansvarlig for brukes i all hovedsak for å oppfylle avtaleforholdet. I de tilfeller 3. parts leverandører bistår, kan kontakt- og brukerinformasjon bli utvekslet med disse. Ingen personopplysninger vil deles med 3. parter for markedsføringsformål.

Geografisk lagring av personopplysningene
Dine personopplysninger blir lagret i våre egne systemer i Norge. Systemene kjøres i våre datasentre i Rygge og Oslo. I de tilfeller Microsoft Azure AD, eller andre Azure tjenester eller noen av Microsofts tjenester inkludert i Office 365 pakkene (Exchange Online/Sharepoint Online/Onedrive/Teams mv.) tas i bruk som en integrert del av tjenestene, vil et begrenset sett av brukerinformasjon som navn og mobilnummer være synkronisert med systemer som kjører i Microsoft sine Norske datasentre. Dersom det lagres data i f.eks. Exchange Online, Sharepoint Online eller Onedrive vil disse dataene ligge i Microsoft sine Norske datasentre. Braathe kan tilby backup av disse dataene lagret i våre egne norske datasentre.

Hvor lenge lagrer vi personopplysningene om deg?
I henhold til Personopplysningsloven, jf. GDPR artikkel 17, vil vi ikke lagre dine personopplysninger lenger enn det som er nødvendig for å gjennomføre formålet med behandlingen.

Personopplysninger knyttet til brukere lagres så lenge brukeren er aktiv. En brukerkonto vil bli deaktivert ved oppsigelse, enten av hele kundeforholdet eller av enkeltbrukeren, og personopplysningene som er knyttet til brukeren ligger i karantene i 30 dager etter deaktivering før brukeren slettes.

I vårt sakssystem lagres opplysninger om gjennomførte saker knyttet til enkeltpersoner så lenge kundeforholdet er aktivt. I våre CRM- og ERP-systemer lagres i tillegg opplysninger om kunders kontaktpersoner.

Ved avslutning av kundeforholdet vil registrerte personopplysninger i sakssystemet bli anonymisert eller slettet etter 3 år, i tråd med alminnelig foreldelsesfrist. I CRM- og ERP-systemene lagres personopplysninger i tråd med bokføringslovens §13. Disse opplysningene blir anonymisert eller slettet når den pliktige oppbevaringstiden på 5 år er utløpt.

Dine rettigheter
Du har en rekke rettigheter overfor oss som behandlingsansvarlig for dine personopplysninger.

Du har blant annet:

• Rett til innsyn i bruk av dine personopplysninger (GDPR artikkel 15)
• Rett til utlevering av dine personopplysninger (GDPR artikkel 20)
• Rett til å fremme en innsigelse (GDPR artikkel 21)
• Rett til å be om korrigering av opplysninger (GDPR artikkel 16)
• Rett til å få dine personopplysninger slettet eller at behandlingen begrenses (GDPR artikkel 17 og 18)

Hvis du mener vi behandler dine personopplysninger uten rettslig grunnlag eller på andre måter ønsker å gjøre bruk av dine rettigheter, henvender du deg til oss. Se kontaktinformasjon nedenfor. Vi vil besvare din henvendelse så snart som mulig, og normalt innen 30 dager.

Du kan også klage til Datatilsynet, men vi anmoder deg om først å kontakte oss slik at eventuelle misforståelser kan avklares på beste måte.

Kontaktinformasjon
Vi er tilgjengelig for eventuelle spørsmål du måtte ha – bruk kontaktinformasjon under:

Bård Eirik Lyche
Sikkerhetssjef

support@braathe.no
Tlf: 69 01 30 00
Nærumveien 241580 Rygge