En plattform som sikrer god oversikt og kontroll
Informasjon kan det bli mye av i alle bransjer, og maritim bransje er intet unntak! Mye skal klaffe for at aktører som Hurtigruten skal kjøre som bestilt eller at Redningsskøytene kan dra ut å drive med livreddende arbeid når som helst på døgnet. Her kommer Incentra inn, de skal sørge for at medlemmene sine kan bestille varer og tjenester de trenger til en konkurransedyktig pris og ha leverandører som spiller dem gode. De bidrar til flyten.
Arbeidet deres genererer mye informasjon, og for at informasjonen skal ha betydning er det svært viktig at du forstår tallene og ordene som står foran deg. Manuelle prosesser i Excel eller mailer frem og tilbake kan gjøre at du mister tråden. Det skal Incentras nye plattform forhindre. For Pål Widerøe, som er adm.dir i Incentra, ble digitalisering et viktig ord. – Vi trengte et system som kunne tilrettelegge informasjonsflyt til både medlemmer og leverandører. Da tok vi kontakt med Braathe for å se hvordan vi kunne løse dette, deler Pål med oss fra Incentras kontor i Storgata i Oslo.
Plattformen skal brukes av alle medlemmene Incentra har. Det er til sammen 39 medlemmer og over 1000 skip med ulike behov og kompetanse. Samtidig skal partnerne som Incentra har leverandøravtaler med kunne rapportere inn til det samme systemet. Begge parter skal altså jobbe sammen inne i plattformen. En av de største fordelene med rapporteringen er at feil kan oppdages raskere enn noen gang før. Incentra får da også god oversikt over hvor skoen trykker i den ene eller andre retningen. Slik kan de justere hvordan de skal jobbe året rundt.
Power Platform ga oss et godt fundament å bygge videre på
Ola Sandness, som er løsningsarkitekt og leder for avdelingen vår Digital Utvikling, og teamet hans var opptatt av å få kommet i gang raskt. – For oss ble Power Platform et naturlig valg. Det ga oss et godt fundament som gjorde at vi kom fort i gang, og tidlig i prosessen hadde vi en fungerende løsning som Incentra kunne ta i bruk, forteller Ola engasjert.
Løsningen drives av datamodellen, og med Power Pages kan Incentra vise dette frem også for eksterne brukere så mye de ønsker. Alt trygt plassert bak innlogging og kryptering selvsagt. Power BI hjelper til med gode rapporter og analyse, mens med Power Automate kunne de automatisere prosessene.
Teamet til Ola har fått bryne seg på en veldig gøy utfordring. Gjennom analysering, visualisering og automatisering har de tatt manuelle prosesser til automatiserte og mer effektive prosesser. Dataene som plattformen nå inneholder er også av høyere kvalitet, fordi det ikke drukner i masse annen informasjon.
Fra denne høsten er alle prosesser blitt mulig å håndtere inne i portalen. Alle har oversikt over innkjøp og forbruk, selskaper og fartøy, segmenter og nasjonalitet, og ikke minst viktige kontaktpunkter både hos leverandører og medlemmer. Incentra eier nå sitt system og sine data, og det var viktig for dem. Da kan medlemmer og partnere være trygge på at informasjonen deres er godt ivaretatt.
Ola har stått i spissen for dette prosjektet. Sammen med fem andre systemutviklere har de jobbet frem en løsning som allerede er tatt i bruk blant både medlemmer og leverandører. Arbeidet startet i 2021 og har blitt tilpasset i takt med behovene til Incentra. Flere ting rulles ut fremover også. Sandness syns dette har vært gøy fra start: -Dette har vært et utrolig spennende prosjekt å jobbe med, og vi er glad for at Incentra har vært så åpen for forslag fra oss. Da kan vi vise frem våre styrker og vår kompetanse.
Hva er Power Platform?
Microsoft Power Platform er en «low-code»-plattform, som lar deg lage og administrere apper, automatisere arbeidsflyter, analysere data og integrere med andre systemer. «Low-code» er et uttrykk vi bruker som betyr at du ikke må være programvareutvikler (koder) for å benytte plattformen. Med Power Platform kan du skape kraftige forretningsløsninger, redusere kostnader og risiko, og samarbeide på tvers av organisasjonen. Det er en plattform som gir deg fleksibilitet og muligheten til å innovere raskt.
Hvis vi skal tillate oss en sammenligning, så kan du på mange måter se for deg at Power Platform er et av IKEAs skapsystemer. Der du kan bygge i det uendelige, men noe må være med for at det skal stå stødig i rommet. Mye er derimot mulig å tilpasse akkurat slik du ønsker.
De ulike applikasjonene gir deg muligheten til å bygge et felles system som viser og gir deg informasjonen du trenger. Vi ser mer og mer at bedrifter sitter på mye verdifull data som egentlig er relevant å ha foran seg flere ganger i uken, men på grunn av manuelle prosesser som mailing frem og tilbake eller mange ulike Excel-ark, så rekker ikke ansatte å finne interessante sammenhenger, oppdage feil eller kanskje se muligheter de ikke har sett før. Det er altså systemer som kan spille en stor rolle i utvikling av driften.
Brukervennlighet er essensielt
Brukervennlighet og brukerforståelse er noe av det viktigste vi jobber med. Det kan spesielt Ola skrive under på som jobber med dette hver dag fra kontoret vårt i Harstad. Han brenner for å lage IT-systemer som hvem som helst kan bruke.
– For meg er det viktig at det jeg og teamet mitt lager får nytteverdi i andre enden. Det finnes nok systemer som folk ikke forstår, så våre spesialtilpassede løsninger skal alltid sørge for verdi, overskudd i arbeidet og mer effektivitet, forteller Ola.
Olas team på seks stykker jobber fulltid med utvikling. De koder, justerer og koder litt til. Hele tiden jakter de på forbedringer og hvordan informasjon kan presenteres på en måte som mange forstår. For Incentra som skal ha mange brukere som ikke jobber inne i plattformen hver dag er det ekstra viktig at brukerne forstår hvordan den fungerer, og det raskt.
Plattformen de har skapt sammen er også fleksibel og kan utvides i takt med det Incentra trenger. Nå jobber vi sammen for å bygge flere nye funksjoner og automatiseringer de kan ta i bruk.
Ingen løsning uten godt samarbeid
Å bygge løsninger spesielt til en aktør krever forståelse, kreativitet og en god dose åpenhet. Det er vår jobb å forstå behovene kundene har. I møte med Incentra var behovet å digitalisere manuelle prosesser. Daglig leder, Pål, hadde sammen med sine medarbeidere en visjon for prosjektet og har vært en viktig brikke i arbeidet. Ola og teamet valgte å aktivt bruke han hele veien. Pål er klar på at Incentra sin filosofi er at de ser på alle leverandøravtaler som partneravtaler og for å komme frem til de beste avtalene så må partene samarbeide godt gjennom hele forhandlingsprosessen slik at man greier å identifisere «vinn vinn situasjoner». Pål er tett på forhandlingsutvalg og leverandører når partnerskap skal fornyes eller inngås. Han kan ta temperaturen raskt, forteller Ola. Derfor tror de medlemmer og leverandører var så villig til å stille opp og teste plattformen.
Pål og Ola har rukket å bli godt kjent underveis i prosessen. Samarbeidet har vært godt fra start, og Incentra har gitt Olas avdeling stor tillit. Det har betydd mye for utviklingen og tempoet de har hatt. – Vi ville ha den beste løsningen, og da kjente vi at å gi IT-ekspertene et stort handlingsrom var viktig, forteller Pål oss.
Vi takker for tilliten så langt, og ønsker Incentra med medlemmer og partnere masse lykke til. Målet vårt er at dette skal gi stor verdi i mange år fremover!
