Kanvas har fått full oversikt med skreddersydde systemer

Mange systemer – én felles utfordring

For Kanvas var en stor motivasjon for digitaliseringen å samle alle grunnsystemene de trengte i et felles system for å få bedre kontroll og redusere tiden brukt på administrasjon. Samtidig ønsket de også fleksibilitet – et system som kunne tilpasses, uten å være låst til én løsning eller uten mulighet for å justere og endre.

Utviklingsteamet hos oss fant svaret, og med Svein Erik Olsen i spissen fikk vi vise hva som var mulig. For Svein Erik ble dette et utrolig givende prosjekt med en tydelig utfordring: «Vi visste at vi måtte automatisere det vi kunne, men at kvaliteten på inputen var essensiell.» Systemet skulle være brukervennlig, effektivt, og minimere feil. Her var HR-data, lønnsdata og fakturadata prioriterte områder – alle prosesser som kunne forbedres ved å samle alt på ett sted.

Det tok ikke lang tid før Kanva så flere muligheter da de var i gang. Det førte til at prosjektet vokste i omfang, og Kanvas’ visjon om å sy sammen alle systemer startet med et klart mål: å få en bedre oversikt og redusere arbeidsmengden for ansatte. De valgte å gå videre med oss som leverandør.

-«Vi ville ha en partner som var fleksibel og som kunne vokse med oss over tid,» forteller Hilde Vatne Lande fra Kanvas.

Fra flere testinger til tilpasninger

Implementeringen av de nye systemene hos Kanvas var en omfattende prosess som skjedde steg for steg. En viktig del av prosjektet var intern testing, hvor lederne i barnehagene fikk muligheten til å prøve ut systemene i hverdagen. Svein Erik forteller at tilbakemeldingene fra ansatte var helt avgjørende for å finjustere løsningen. «Vi jobbet oss opp til 80 % ferdigstillelse før vi rullet ut systemet,» sier han, og beskriver hvordan innspillene førte til mange gode justeringer underveis.

En av de største forbedringene kom da Kanvas begynte å integrere faktura- og HR-data. Nå kan de legge inn barn, foreldre og ansatte i et system . -«Det var utrolig effektivt når vi kunne begynne å automatisere alt fra ansattforhold til fakturering,» forteller Svein Erik. Tidligere måtte styrer manuelt legge inn data flere steder, men med det nye systemet blir mye gjort i bakgrunnen. «Hvis noen gjør en feil, mister de tilgangen automatisk – det sparer oss for mange hodepiner,» legger Hilde til.

Daglige ledere i barnehagene rundt om i landet hos Kanvas bruker systemet jevnlig, og det har gjort hverdagen enklere. De kan nå legge inn i systemet når et barn er starter i barnehagen eller når en ansatt slutter, som via integrasjon overføres til andre systemer. Målinger gjort internt viser at tidsbruken er forbedret: «Vi har sett en nedgang i tidsbruk – opp mot 30 % i noen tilfeller,» sier Hilde. I tillegg har systemene forbedret sikkerheten ved å få på plass gode rutiner for tilganger. Målet er at ingen skal få tilgang til noe de ikke skal hos Kanvas.

En annen positiv effekt har vært at systemene er så enkle å bruke at foreldre også har nytte av dem takket være integrasjoner mellom foreldreportalen og Kanvas sitt nye system. – «Foreldrene kan selv endre informasjon om barna sine i foreldreportalen MyKid, og vi ser at det fungerer veldig bra,» sier Svein Erik. Denne typen automatisering og enkelhet i bruk har blitt en integrert del av hverdagen for både ansatte og foreldre.

Hilde Vatne Lande, IT-medarbeider i Kanvas AS

Kontroll og effektivitet med nytt system

Digitaliseringsprosjektet har hatt store positive effekter for Kanvas. Fra å måtte bruke mange forskjellige systemer som ikke snakket sammen, har de nå én plattform som håndterer HR, fakturering, lønn, og foreldreportaler. Dette har ikke bare ført til tidsbesparelser, men også en økt kontroll over dataene.

– «Systemene vi har i dag fungerer akkurat som vi hadde håpet,» sier Hilde. «Ledelsen i barnehagene har tatt dem i bruk, og vi har fått mange gode tilbakemeldinger.»

Kanvas har også gjort målinger som viser hvor stor effekt digitaliseringen har hatt på arbeidsmengden. Tid brukt på manuelle oppgaver har gått ned med hele 30 %, noe som igjen har frigjort tid for ansatte til å fokusere mer på barn og foreldre – deres hovedprioritet. Dette er noe som har vært spesielt viktig for Kanvas, da de ønsker at systemene bare skal fungere i bakgrunnen, slik at de ansatte kan ha fullt fokus på kjerneoppgavene sine.

«Vi er veldig fornøyd med hvor vi er nå,» forteller Hilde, som legger til at de har fått bedre kontroll over alle administrative oppgaver. Nå slipper de å bruke tid på å håndtere unødvendig tilgang til data – alt er strukturert og organisert på en måte som gir god effektivitet.

Svein Erik Olsen, Senior systemutvikler i Braathe

Et fleksibelt og godt samarbeid med Braathe

Gjennom hele prosessen har samarbeidet med Braathe vært avgjørende for suksessen. Kanvas har hatt et nært forhold til sine kontaktpersoner, spesielt Svein Erik, som har vært en nøkkelfigur i prosjektet over de siste 5-6 årene. «Vi har vært heldige med Braathe – de har vært svært gode på å levere,» forteller Hilde med et stort smil. «De har virkelig forstått våre behov og har tilpasset seg etter hvert som vi har utviklet oss.»

Kanvas har vært i stand til å vokse med systemene, og de ser for seg å fortsette samarbeidet med Braathe i fremtiden. «Vi er veldig fornøyd med alle vi har jobbet med av utviklere,» nevner Hilde i farten, og legger til at de opplever Braathe som en leverandør som forstår bransjens behov og utfordringer.

Systemene har blitt utviklet i flere faser, med stadige forbedringer og justeringer. Det siste prosjektet, integrasjonen av Simployer som HR-system, er et eksempel på dette. «Til slutt vil alt være automatisk – nye ansatte vil bli lagt inn i systemet uten at vi trenger å gjøre noe manuelt,» sier Svein Erik.

Resultatet er et system som gjør hverdagen enklere, og som lar Kanvas fokusere på det som virkelig betyr noe: barna, de ansatte og en smidig administrasjon. Vi er så takknemlige for at vi har fått sette vårt preg på Kanvas nye system, og vi gleder oss til mer.

Takk for tilliten, Kanvas🤩