Å introdusere noe nytt

Når du skal ta i bruk et nytt IT-verktøy i bedriften, så er det viktig at dere får en god start. Hvis ikke kan det ende i at folk gruer seg til å ta det i bruk. Å være i forkant er derfor et stikkord. De viktigste du finner svar på er derfor: Hvordan vil dette verktøyet forenkle min hverdag? På den måten kan folka du skal introdusere verktøyet for finne ekstra motivasjon til når prosessen starter.

Punkt 1: Forenkling

Det sies at å ansette late mennesker er en fordelaktig affære, spesielt fordi de finner enkleste utvei og løsning på utfordringer de står ovenfor. Om det stemmer vet ikke vi, men vi vet at forenkling hjelper. Et verktøy som faktisk forenkler hjelper også.

Forenkling er det som kan ta deg fra kronglete og frustrert til automatisert og rett frem. Det kan gjøre det enklere å nå målene dine, spare deg for verdifull tid og forhindre at feil skjer.

Når du skal forenkle noe, så må det å forklares på et språk alle forstår. I tillegg må du gi god informasjon. Ofte skal et verktøy introduseres til flere enn en person, og da må du belage deg på at informasjonsbehovet kan være alt fra minimalt til maks.

Derfor må du svare på:

  • Hvorfor skal vi ta dette verktøyet i bruk?
  • Hvordan skal vi ta dette verktøyet i bruk?
  • Når skal vi ta dette verktøyet i bruk?

Hvis du finner gode og tydelige svar på dette, så vil ansatte allerede her potensielt være mer positive til forandringen. I tillegg må verktøyet være noe som faktisk forenkler i seg selv. Det hjelper ikke at du introduserer noe som er mer komplisert enn dagens løsning.

365 Arbeidsplass er et eksempel på et verktøy som forenkler. Der kan du lagre alle filene dine, ha kontroll på alle brukertilganger til en hver tid, samhandle med kollegaene dine på den måten du vil, finne igjen autolagrede notater og dele det du trenger eksternt.

Grunnleggende sikkerhet er også innebygd i 365 Arbeidsplass. Det betyr at du kan oppleve færre menneskelige feil i møte med digitale angrep. Det som kreves mest av deg når du skal emigrere til 365 Arbeidsplass er vanene dine. Hvordan forbedrer du prosessene du gjør i dag?

Jeg brenner for å forenkle arbeidshverdagen gjennom gode og riktige verktøy, smart bruk av teknologi og en godt gjennomtenkt struktur.
Karl Andreas Røsth
Teamleder avtalesalg, Braathe

Punkt 2: Forbedring

Å starte med et nytt verktøy gir deg også muligheten til å etablere gode vaner fra start. Du starter med blanke ark. Det betyr også at du, for å sikre forbedring, allerede fra første minutt bestemmer hvordan du skal bruke verktøyet. Det betyr at du må ta noen avgjørelser på vegne av resten av organisasjonen eller sammen med de andre.

Dere må snakke om ting som:

  • Mappestrukturer: Hvilke filer skal lagres hvor?
  • Kommunikasjon: Hvilke samtaler skal gjøres hvor?
  • Tilganger: Hvem skal få tilgang? Hvem får gi tilgang? Hvilke tidsrom skal x eller y ha tilgang?
  • Automatiseringer: Skal vi lage automatisering for godkjenning? For fullførte prosjekter? Eller skal det avklares på mail? (Det kan bli mye mail).
  • Prosjekt vs. enkeltoppgaver: Hva skal hvor og hvem er eier av den oppgaven eller prosjektleder?

Hvorfor må du ta praten om disse tingene?

Det er fordi du må etablere vaner som er mulig å opprettholde og som forbedrer arbeidshverdagen. Det betyr at du skal lage nye vaner eller videreføre vaner som ikke fører til misforståelser, mer mails enn nødvendig, filer på avveie eller frustrerte ansatte som nok en gang ikke får den avklaringen de trenger for å komme seg videre.

Disse samtalene er det mange som hopper over. Hva skjer da? Vi har et eksempel: Kjenner du et menneske med stappfullt skrivebord? Altså, bilder, mapper, dokumenter, videoer, notater og private ting over hele skrivebordet? Se for deg en sånn person, ganger antall ansatte hos deg. Syns du det høres ut som en bedrift med stålkontroll?

For selv om bedrifter trenger forskjellige personlighetstyper med veldig ulik grad av struktur-genet i seg, så er det viktig at bedriften legger opp til en grunnleggende og samordnet struktur. Slik at hvis en person går ut i permisjon, plutselig blir syk eller i verste fall forsvinner på dagen, så har du alt du trenger likevel. Du har kanskje ikke noen som kan lære opp erstatteren, men du har alt det andre!

Punkt 3: Forankring

Når punkt 1 og 2 er gjennomført gjenstår det forankring. Å forankre noe (i et bedriftsperspektiv) er å skape forståelse for hvilken prosess dere skal igjennom, ha forventningsavklaring på hva prosessen vil bety og hvilken nytte det nye verktøyet vil få, og hvilken innsats hver enkelt må bidra med.

Dette punktet er det aller viktigste, og det er også det som vil ta lengst tid. I denne delen må du gi folka tid til å bli kjent med det nye verktøyet, leke seg i det og oppdage funksjoner de ikke visste om. Her må også gode opplæringsrunder legges inn slik at folka rekker å forstå hvorfor dere gjør dette.

Kjærligheten for verktøyet kan for noen komme umiddelbart, eller for andre ta litt tid. Derfor må du sjekke inn med folka hele veien, og stille noen kontrollspørsmål.

Her er eksempler på kontrollspørsmål:

  • Hvordan syns du det er å jobbe i verktøyet?
  • Hvilke vaner har du lagt deg?
  • Har du fått deg noen overraskelser?
  • Er det noe du syns er vanskelig?

Bruk verktøy som spiller deg gode

Å lære nye ting som voksen kan være utrolig tungt. Et eksempel mange kjenner igjen kan være når du skifter jobb. Da er du mer sliten etter jobb i noen måneder, men så kan det løsne igjen. For da har hjernen rukket å lage noen nye koblinger som gjør det enklere å prosessere.

Det er akkurat det samme med digitale verktøy. Derfor er det svært viktig at verktøyet er laget på en måte som er god i bunn, og sammen med deg kan bli enda bedre. Vi er stor fan av Microsoft sine tjenester, og en av våre varmeste anbefalinger er derfor tjenesten vår, Digital Arbeidsplass.

Hvis du er nysgjerrig på verktøyet vi anbefaler, så er du hjertelig velkommen til workshop med vår helt egne forbedrer, nemlig Karl Andreas Røsth. Han brenner for å forenkle arbeidshverdagen gjennom gode og riktige verktøy, smart bruk av teknologi og en godt gjennomtenkt struktur. Akkurat som i de tre F-ene over her. Han er en mann som kan lose dere igjennom overgangen til Digital Arbeidsplass.

Vil du vite mer? Sjekk ut når Karl Andreas har workshop neste gang her: https://braathe.no/explore/ms-workshop/