Kunsten å velge riktig møteformat

Det er ingen hemmelighet at vi har en forkjærlighet for Teams. Det er det programmet som har vist seg å være mest verdifull for svært mange arbeidsplasser det siste året. Men når samfunnet nå er på vei tilbake er det desto viktigere at du og kollegaene dine lager konkrete kjøreregler for hva møteformat som bør velges når. Og Teams trenger ikke være svaret.

Selv har vi erfart at teams-møter ikke bør fases ut for tidlig, og at noen møter faktisk bør tas i fysisk form. Hybridløsninger kan også være en god løsning til møter som ikke krever for mye dialog, men det formatet bør du velge med omhu.

Teams er en del av 365 Arbeidsplass Business, som også sikrer verdiene dine. Har du prøvd det? Les mer.

Vi har landet på at det er tre hovedelementer som bør tenkes igjennom før man velger mellom heldigitalt, fysisk og hybridmøte.

  1. Formålet med møtet: Skal dere diskutere strategi eller er det et rent informasjonsmøte? Vil møte resultere i dialog og diskusjon eller vil det være en-og-en som snakker og presenterer? Hvis det er et møte som krever dialog og åpning for diskusjon ville vi valgt et fysisk møte for å sikre flyten, at alle føler de kan skyte inn med sine innspill og at du i mye større grad får lest hva som skjer i rommet. Mye non-verbal kommunikasjon som kroppsspråkog lignende kan gå tapt hvis du kjører et hybrid eller digitalt møte i en slik sammenheng.
  2. Antall deltagere: Hvor mange skal delta? Er det to på kontoret og en hjemme? Da ville vi gått for Teams. Det handler om at sistemann på veggen kan få høyere terskel for å skyte inn sine tanker hvis de to på møterommet har en diskusjon. Dette på tross av at alle skal delta. Her finnes det en balansegang som det er viktig å ha i bakhodet.
  3. Grad av viktighet: Hvor viktig er det at folk deltar? Hvis det er høy grad av viktighet og alle deltagere ikke kan delta fysisk, da er hybridmøte en god løsning. Det som er viktigst da er å sikre at alle får kommet med sine innspill. Det krever en møteleder som følger med og gir både taletid og utfordrer de i rommet og de på veggen.
Sett kulturen og standarden for møtene

Uansett hvilket format møtet ditt er, er det viktig at du og kollegaene dine setter standarden for hvordan dere skal oppføre dere. Vi har alle laget våre egne rutiner og uskrevne regler underveis i pandemien og på Teams, men det er ikke sikkert at disse funker like smurt inn mot den nye hverdagen.

Derfor anbefaler vi at du tenker igjennom følgende før møtet:

Småpraten: Et fint tiltak for å sikre småpraten både før, underveis og etter et møte er å la f.eks. kamera stå på allerede fra folk entrer møterommet hvis det skal være hybridmøte. På den måten gir du folk en sjans til å forberede seg, sette gruppa og stemninga litt, og man føles nærmere før møtet starter. Dette kan også ha god effekt på diskusjoner underveis i møtet. Dette er et fint tiltak å ha inn mot digitale møter også, slik at man setter av de første minuttene til å prate løst. På fysiske møter skjer dette mer naturlig.

Sett kjøreregler: Hvis dere skal ha digitalt eller hybridmøte, skal kamera da være på gjennom hele møtet? Skal alle ha lyden på slik at kommentarer kan hives inn i en naturlig samtale og skal vi bruke håndsopprekning eller chatten for å si noe? Alt dette er greit å avklare på forhånd for å sikre et sømløst møte og dialog.

Ha et digitalt verktøy hvor man noterer ned: Om det er et word-dokument på delt skjerm, en delt powerpoint i Sharepoint eller Teams eller digital tavle er ikke så farlig. Det viktigste er at den er nettopp delt. Slik at alle ser at sine bidrag blir tatt med og at man er på bølgelengde. De samme verktøyene kan brukes i et fysisk møte.

Gi alle rom til å prate: Uansett hvor man sitter er det ikke alltid man kjenner seg trygg nok til å si noe. Her må møteleder ta en runde gjennom alle, og ha spesielt fokus på at de på veggen får sagt det de vil si da terskelen kanskje kan føles høyere. Hvis du har et heldigitalt møte er dette også viktig. Ta en runde ekstra hvis du er usikker på om alle har fått sagt sitt.

Og nå over til hvordan utstyret kan bistå deg i å gjennomføre et godt møte! Kanskje vi har noen tips du ikke har sett før?

Hvilket utstyr må du ha?

Så over til teknikken – ja, den noen ganger frustrerende teknikken. Vi vet hvordan det er. For oss er det viktig at utstyret bare er der. Den skal ikke du bekymre deg for før du skal lede et møte. Det sikrer vi med våre utstyrspakker som er tilrettelagt for at alle kan benytte seg av utstyret og som skal skape fin flyt uansett hvilket møte du har.

Det viktigste vi mener du bør ha på listen din er:

  • Godt kamera som dekker hele møterommet, bordet og alle rundt. Gjerne også med funksjonen PIP som vi tilbyr. PIP står for Picture in Picture der deltaker, blir blåst opp i en ramme i bildet av møterommet. Perfekt til hybridmøtene!
  • God lyd med støyreduksjon som skaper en flyt i toveis-kommunikasjonen. Vi tilbyr utstyr som fanger opp all dialog med høy kvalitet, samtidig som vi fikser god lyd også i returen. Vi tilbyr alt fra innebygde høyttalere i taket som kan være usynlig, den kan også komme fra TVen, høyttalere på bordet og hva enn som passer best for dere.
  • Stabil nettilgang som du kan stole på. Vi kan kanskje ikke ta ansvar for de som sitter på hjemmekontoret eller et annet sted i verden, men vi kan sikre et nettverk av høy kvalitet til deg på jobb. 
  • Godt lyssetting er svært viktig for at de på skjerm får en god opplevelse. Derfor er lyssetting i møterommet faktisk noe vi tar hensyn til når vi setter opp møterommet ditt. Dette er et grep mange glemmer i planleggingen av oppsettet sitt. 
  • Digitalt verktøy for notering, presentasjon, m.mer. Om det er tavle, mange hdmi-kabler, eller tv-skjerm man vil benytte seg av er det uansett viktig å ta i bruk et allsidig verktøy som kan brukes både ved presentasjon, video, drodling med penn eller lignende.
  • Kan alle delta på en behagelig måte? I ekte digital-og hybridmøte-ånd må vi også ta en runde på utstyret til de som ikke skal sitte i møterommet. Har de godt nok nett, har de kamera og pc som egner seg til denne bruken, og hvordan er lyden deres? Bør de som skal bruke hjemmekontor ta i bruk egne høretelefoner fra jobben fremfor AirPods eller eget utstyr? Dette har vi flere innspill på, bare spør oss!
  • En dyktig og oppdatert teknolog på laget som vet hva som skal til! Det er vi flere av hos oss, og det er vi veldig stolte av. 

Interessert i å lese mer om hvordan vi setter opp møterom? Klikk deg inn her. 

Både utstyret, kulturen og standardene som settes er svært viktig på veien til å skape et godt møte. Vi anbefaler deg å snakke med de som ofte leder møter, eller kanskje hele arbeidsplassen skal få en liten innføring i hvordan dere vil ha det fremover?

Den praten kan du ta – og i mellomtiden kan vi fikse møterommet ditt. Har du alt utstyret du trenger, og er det satt opp på en måte som gjør at alle kan bruke det? Er det sømløst og bekymringsfritt? Tenk på det. Og husk: Alle våre leverte møterom kommuniserer over kryptert nettverk – sikkerheten er altså ivaretatt hele veien. Hvis svaret er «nei», «nja» eller «vet ikke» er vi alltid tilgjengelig for en prat. Skriv litt om deg i skjemaet under her, så tar vi kontakt!