Modenhet først, implementering senere

Har du et barn hjemme, eller kanskje du kjenner noen barn? Da har du nok hørt om trassalderen. Trassalderen er egentlig ikke knyttet til en spesifikk alder. Du har sikkert møtt voksne som kan oppleves trassige, men vi oversetter det gjerne til de mer voksne følelsene: Skuffet, redd eller sint. 

Så hva kan føre til trassighet eller motstand i folka dine? Kan det være noe du som virksomhetsleder har sagt eller gjort? Eller noe du burde formidlet?

  • Har dere innført en ny sikkerhetsrutine som lyder “ingen får sende lenker på mail”, uten egentlig å forklare hvorfor? 
  • Har virksomheten endelig tatt reisen til skyen og innført fildeling på Teams, uten å forklare grundig hvordan ta det i bruk?
  • Har virksomheten endelig fått på plass et helt nytt CRM-system, som ingen er villige til å sette seg inn i?

Så hvordan unngår du trassige ansatte i endringsprosessen din? Vi anbefaler å involvere, dele, fortelle og forberede. Det vil lønne seg. Følelser er sammensatte, og mange kan få en naturlig reaksjon på endring. Frykten for det ukjente er ikke noe gøy å stå i. Spesielt hvis endringen vil kreve mye av enkeltpersoner på jobben. For den enkelte vil det raskt oppleves som at endringsprosessen de står i, går utover kvaliteten og leveringsevnen på deres egentlige arbeidsoppgaver.

Akkurat som med barna så bør ansatte involveres i prosesser som skal gjennomføres. Endringer som krever mer enn to timer opplæring i arbeidsdagen til folka dine bør det være en handlingsplan rundt. 

I en slik plan er det prosjektgruppa sin jobb å svare på: 

  • Hvorfor gjør vi dette?
  • Hvilken forskjell vil det utgjøre for organisasjonen?
  • Hva betyr det for meg (den enkelte ansatte)?
  • Hva slags opplæring vil jeg få?
  • Når skal prosessen settes i gang?
  • Når kan jeg puste lettet ut og gå videre med livet mitt (og få gjort jobben min igjen)?
  • Vil det føre til forsinkelser i mitt nåværende arbeid?

Folka dine må rekke å komme inn i modus for endring. Dere må forankre hvorfor nettopp denne endringen vil være bra for alle i organisasjonen. På den måten kan de ansattes motivasjonen holdes ved like, og som en bonus kan de føle seg sett og ivaretatt. Endringen kan ønskes velkommen og få positive følger for veien videre. Men hva så når du har svart på disse spørsmålene?

Hva et IT-verktøy kan bety er vanskelig å sette ord på, derfor har vi gjort nettopp det! Hvis du lurer på om 365 Arbeidsplass, en mer effektiv kommunikasjon og fleksibel hverdag er for deg – da anbefaler vi en titt her. 

Selve implementeringen: 5 grunner til å ta med folka i planleggingen 

Maria Abert, som er en av våre dyktige prosjektledere, har tatt i mange endringsprosesser. Hennes beste tips er å ta med et utvalg av ansatte til selve planleggingen av implementeringen – en slags ambassadørgruppe. Ja, det blir mange ord, men følg med nå. Hvis ikke brukeren din er klar for å ta i bruk det nye systemet du har bygget eller de nye retningslinjene dine… Eller, sagt med andre ord: uten forankring kan det fort bli store ressurser som  ikke fører til særlig med resultater.

Maria har derfor kommet med 5 konkrete grunner til å ta med folka, eller sluttbrukeren om du vil, med i planleggingen: 

  1. Du får brukerfokuset på plass.
  2. Du får perspektiver fra folka på “gulvet” som du kanskje ikke har tenkt på selv. 
  3. Planen blir realistisk og forutsigbar, fordi et utvalg av ansatte står bak. Dermed er det også lettere for resten av folka å akseptere prosessen. 
  4. Du får innsikt i hvordan dine ansatte drives fremover og motiveres i møte med nye ting.
  5. Du sitter igjen med en realistisk og håndterlig prosess der folka dine kan beholde både motet og motivasjonen oppe underveis i opplæringen.

Maria Abert, en av våre dyktige prosjektledere.

Å få bedre wifi er en ting du kan innføre uten at folka dine må løfte en finger! Kanskje tiden er moden for noe sånt? Si farvel til ustabile, usikre og trege nettverk. 

IT-verktøy kan skape gode endringer

Som prosjektleder har Maria fått ta i alt fra nye CRM-systemer, migreringer til 365-verden til nye intranett som er tilpasset kunder over hele Norge. Dette gjør hun sammen med konsulentene våre. Gjennom en rekke workshops kartlegger de hvordan det går i virksomheten i dag, kartlegger behovet fremover i tid og hvordan vi som IT-selskap bidrar til å ta din virksomhet videre.

– Det er veldig gøy å vise hvordan IT-verktøy kan gjøre en forskjell i folks kommunikasjon, prosesser og digitale arbeidshverdag. Å faktisk lære bort hvordan datalagring og samhandling kan være sømløst og enkelt samt hvordan man kan tilrettelegge med automasjon, forteller Maria med et smil.

IT-verktøy kan altså skape gode og positive endringer. Mange befinner seg i en posisjon hvor de er modne for endring, men det vet ikke hvor skoen trykker. Da kan en prat med IT-leverandøren din være en god idé! Våre folk bygger nemlig mye kult. Alt fra datasentre og infrastruktur til intranett, CRM og marketing-moduler.

Uansett hva du trenger, så lytter vi til deg, kartlegge behovene du har og sørger for at nye løsninger vil både innfri dagens behov, men også fremtidens behov.