Hvorfor må du forberede deg før Copilot?
Vi har snakket med mannen som elsker AI høyest i Braathe. Han heter Espen Alexander Bjørkmo, og han vet nøyaktig hva som skal til for at du skal bli klar for Copilot når det rulles ut til norske bedrifter.
Han nevner tre ting som må være på plass før Copilot kommer og hvorfor. Først og fremst må sikkerheten ivaretas selv om AI blir en del av verktøylinja. I tillegg må du vite at dere har oversikt og kontroll på hva som går inn og ut blant folka i bedriften. Å forebygge er viktig. Vi vil ikke oppleve at Copilot henter sensitiv informasjon som bare noen få skal ha tilgang til. NAV fikk virkelig kjenne på det i november 2023 da det ble oppdaget at over 19 000 ansatte hadde tilgang på personopplysninger som de ikke skulle hatt tilgang på (Les mer her: Personvernbrudd i NAV, digi.no).
Espen er også tydelig på at hvis du sender uoversiktlig data inn i Copilot, så får du det samme i retur. Derfor spør han deg: Hvorfor bruke verktøyet hvis du ikke kan få mest mulig ut av det?
Har du fått med deg hva Microsoft Copilot kan gjøre? Vi har samlet alle fordelene her: Microsoft Copilot: Din nye AI-kollega
Disse tre tingene må være på plass før du aktiverer Copilot
1. Migrering til skyen: Er bedriften din i skyen allerede?
For å bruke Copilot må den ha tilgang til filene dine. Hvis filene dine ligger på en harddisk eller server i kjelleren blir det lite informasjon i retur. Derfor bør bedriften være i skyen før Copilot aktiveres. Hvis ikke alt, bør i det minste dataene du ønsker Copilot skal bruke være i skyen.
Dette gjør du: Tenk igjennom hvilke av dine data du vil Copilot skal bruke. De bør prioriteres opp i skyen. På sikt vil du kanskje kjenne at alt får bli med opp, men det kan man avgjøre underveis i en overgang.
Hvis du er usikker på hvilke fordeler skyen kan gi deg, så kan du lese mer om fordelene i denne artikkelen: Hvorfor digitalisering er vinn-vinn for deg
2. Tilgangsstyring: Ansatte skal kun ha tilgang på det de skal ha
Når vi jobber med hvem som har tilgang på hva i Braathe, så bruker vi minst-mulig-prinsippet. Det er enkelt, men tidkrevende. Er det verdt jobben? Definitivt. Uavhengig av Copilot, så bør dette være på plass.
Dette gjør du: Sørg for at hver eneste ansatt (bruker) har tilgang til det de skal ha. Hverken mer eller mindre enn det. Er du usikker, så skal du gi mindre tilgang og justere fortløpende. Avklar med nærmeste leder og ta det derfra.
Bonustips: Hvis du vet at ansatte kommer og går i din bedrift, så kan du etablere en standard sjekkliste for hvordan føre ansatte inn i systemene og hvordan fjerne dem. Det vil gjøre jobben enklere og sørge for at dere har bedre kontroll.
Vil du lære enda mer om Copilot og hvordan vi jobber med AI i Braathe? Klikk deg inn her hvor vi går mer i dybden på verktøyet.
3. Struktur på data: Hvordan lagrer vi?
Alle har forskjellige rutiner når de våkner, og akkurat sånn er det for datalagring også. Unike rutiner skaper dessverre uønsket risiko. Da kan dataen være overalt. Plutselig har folk lagret arbeid på sin private Ipad uten at du vet det. Det er kanskje ikke krise der og da, men hvis personen slutter og du aldri får det tilbake, kan det bli et problem.
For ikke å snakke om sikkerhetshullene som kommer av datalagring i øst og vest. Noen lagrer i skyen i egne mappesystemer uten oversikt, andre lagrer på skrivebordet uten backup, og noen sender bare alt på mail til seg selv sånn at de “alltids” kan hente det opp igjen.
Alle disse rutinene kombinert gjør at du har ukryptert informasjon liggende ukjente steder, økt risiko for skade ved phishing-angrep og nesten ingen backup. Da begynner det å bli farlig!
Dette gjør du: Sammen må dere etablere rutiner som passer godt for deres arbeidsoppgaver. Noen ting bør ligge til grunn: Alt skal kunne tas backup av (altså, det må ligge i skyen), all data skal kunne hentes opp igjen hvis en person slutter, er syk eller er i permisjon. Og det er ikke lov å lagre filer på andre enheter enn jobb-enheter.
Bonustips: Øving gjør mester. Hvis dere øver på dette i 3-4 måneder, så vil dere se en god effekt av det. Ikke bare til Copilot kommer, men dere er også sikrere i møte mot svindlere og hackere.
Vil du ha hjelp med forberedelsene til Copilot kommer? Espen har samlet sammen alt han kan i vår Copilot- workshop hvor han tar for seg steg-for-steg på hva du bør gjøre før Copilot kommer. Samlet sett mener vi at Microsoft Copilot gir en helhetlig og kraftig verktøykasse for deg. Den kan også bidra til en kultur hvor man er litt fremme i skoene. Både innen smartere arbeid, raskere kommunikasjon og økt effektivitet. Etter å ha jobbet tett på teknologi siden 1989 opplever vi igjen og igjen at teknologi som funker også viser seg igjen på bunnlinjen hvert eneste år.
