BLOGG
 / Digitalisering i offentlig sektor – slik kommer du i gang

Digitalisering i offentlig sektor – slik kommer du i gang

Kommunal-og moderniseringsdepartementet ønsker seg én digital offentlig sektor. Det fikk kommuner og fylkeskommuner beskjed om i 2019. Vi diskuterer digitalisering, hva som er viktig og hvorfor du bør gjøre de samme grepene som offentlig etat gjør.   

Digitaliseringsstrategien til departementet

Med nøkkelord som samhandling og samordning presenterte departementet en ny strategi for digitalisering i offentlig sektor i 2019. Som vil komme til gode for deg og meg, men også næring og frivillig sektor. Målet med strategien er å skape en sømløs løsning for tjenester som fungerer godt på tvers av alle offentlige virksomheter.

I første omgang har departementet delt strategien inn, og skal prioritere syv ulike livsfaser som skal bli en del av den sømløse opplevelsen. De syv fasene inkluderer «få barn», «alvorlig sykt barn», «miste og finne jobb», «ny i Norge», «dødsfall og arv», «starte og drive en frivillig organisasjon» og «starte og drive en bedrift». De tar for seg ulike faser hvor offentlige tjenester er spesielt viktige og som per i dag kan oppleves tungvinte på grunn av mangelen på samhandling på tvers av offentlige tjenester.

Spørsmålet er: Hvilke digitaliseringsgrep gjør de?

Reisen til skyen – et svært viktig grep i en digitaliseringsprosess. Bruker dere skyen i organisasjonen deres? 

Vi digitaliserer. Hver dag.

Som totalleverandør av IT-tjenester er vi eksperter på digitalisering og alt det innebærer. For det inneholder mye mer enn bare nytt IT-utstyr. Det vi ser er at mange går inn i en digitaliseringsprosess med usikkerhet om hvorfor de skal gjøre det. Det gjøres kanskje fordi det er en trend, eller fordi ledelsen eller IT-avdelingen mener det er nødvendig. Et viktig grep er derfor å både kartlegge hvorfor dere gjør det, og involvere alle i organisasjonen på hvorfor dere skal gjennomføre en slik prosess.

Kanskje, du selv er litt usikker? Her er noen (av mange) grunner til at du og organisasjonen din bør digitalisere seg:

  • Du vet ikke hvordan det står til med din digitale sikkerhet.
  • Du vet at dine kollegaer sliter med å bruke verktøyene dere har i dag på best mulig måte.
  • Du fikk utfordringer med utstyr, samhandling o.l. underveis i pandemien som du ikke hadde forutsett.
  • Du savner en mer effektiv og sømløs kommunikasjon innad i organisasjonen din.
  • Du bekymrer deg over vilkårlige, digitale angrep etter at flere aktører har stått frem i media.

Så dukker nok spørsmålet ganske raskt opp: Hvor skal jeg begynne?

Det første vi anbefaler er å tenke litt som offentlige virksomheter nå gjør – alt skal ikke gjøres på en gang, ei heller skal alt innlemmes i organisasjonen i morgen. Gi dere selv en deadline på en gjennomført digitaliseringsprosess og vurder om det kan være realistisk i samråd med eksperter. Her kan vi bistå fra start. For offentlige virksomheter er 2025 året hvor de skal ha gjennomført sin digitaliseringsprosess. Hvilken dag, måned eller år skal dere?

For å være på den sikre siden – ikke la verdiene dine være utsatt for angrep. Vi tilbyr alt du trenger innen sikkerhet. 

Hva konkret skal du gjøre?

Offentlige virksomheter har en svært lang liste over grep de nå gjør, og “livsfasene” nevnt over her setter premissene for prosessen, men du kan likevel følge den samme listen. Hvis vi tar en titt på deres liste så ser vi at på toppen av to do-listen for kommuner og fylker nå, så står det følgende:

  • “Et felles økosystem for nasjonal digital samhandling. Kommuner, fylkeskommuner og statlige virksomheter må kunne samhandle for å utvikle brukerrettede, sammenhengende og effektive digitale tjenester. Det er igangsatt et arbeid med å etablere et felles økosystem for nasjonal digital samhandling og tjenesteutvikling”.

Hva innebærer det? Jo, all god samhandling inkluderer verktøy som skyen, Desktop i skyen, 365 Arbeidsplass hvor brukerne blir godt opplært og kan benytte seg av verktøyene på en sømløs og effektiv måte. Det kan dere også. Og de grepene dere gjør på dette punktet vil ha svært mye å si for det neste: nemlig digital sikkerhet.

  • “Informasjonssikkerhet. God informasjonssikkerhet er en forutsetning for vellykket digitalisering. Dette er også en grunnleggende forutsetning for å opprettholde tillit til offentlig sektors IT-systemer og offentlige digitale tjenester”.

Informasjonssikkerhet tar for seg både programvare dere benytter dere av, det fysiske utstyret og hvordan det jobber sammen, brukerne som skal benytte seg av verktøyene og forebyggende tiltak i kampen mot digitale angrep. En stor, og svært viktig kake med andre ord. Vi har egne sikkerhetseksperter som kan rådgi deg i en slik prosess.

  • “Personvern. Digitalisering av tjenester innebærer ofte behandling av personopplysninger. Det kan være nye opplysninger, eller behandling av eksisterende opplysninger på nye måter. All behandling av personopplysninger skal skje i samsvar med reglene i personopplysningsloven og personvernforordningen”.

Mange bedrifter bruker CRM-systemer som ikke holder lag når nye regler for personvern, GDPR og lignende rulles ut. Nå har mange gjort grep og vi har bistått flere med spesialtilpassede systemer ved hjelp av våre tjenesteutviklere og systemarkitekter.

  • Også vil vi inkludere ett punkt til. Det viktigste grepet vi gjennomfører er ikke nytt utstyr, programvare eller to-faktor autorisering. Det er brukeradopsjon. For å kunne gjennomføre en god og effektiv digitaliseringsprosess må også alle brukere være tett involvert i prosessen. Brukeradopsjon handler om å la alle som skal benytte seg av nye verktøy adoptere dem og inkludere dem i sine arbeidsprosesser. Derfor er god opplæring og oppfølging essensielt å ha med i miksen for å gjennomføre en digitaliseringsprosess av høy kvalitet.

Vi bygger systemer av mennesker, for mennesker. Les mer om våre tjenesteutviklere.

Som du ser er det mye å tenke på i en slik prosess – derfor vil vi gi enda et råd. Involver eksperter i prosessen. En digitaliseringsprosess er ikke stedet å spare penger! Det er ikke nok å kun ha den mest moderne teknologien. Man må også ha kunnskapen til å bruke den. Vi gir deg begge deler, slik at du og din bedrift er bedre rustet til å møte morgendagens utfordringer.

Vil du lese mer om digitalisering i offentlig sektor? Les mer her: Digitalisering i offentlig sektor, Regjeringen

Vil du vite mer? Fyll ut skjemaet.